Ce que Kalleo fait de vos données

Elle concerne deux personnes, qui n’ont pas la même relation avec nous :

• L’utilisateur — un membre d’une organisation cliente de Kalleo : administrateur, closer, ou lecteur. Il a un compte.
• L’invité — la personne qui remplit un formulaire ou réserve un rendez-vous sur une page créée par une organisation cliente. Il n’a pas de compte et n’en a pas besoin.

Dans la suite, l’organisation désigne l’entreprise cliente qui a créé la page de réservation, et les données d’invité désignent tout ce qu’un invité saisit ou génère en l’utilisant.

Kalleo est responsable de traitement pour les données qu’il décide lui-même de traiter : les comptes et les membres des organisations, la facturation, la sécurité de la plateforme, le support, et ses propres sites.

Kalleo est sous-traitant pour les données d’invité. C’est l’organisation qui décide pourquoi et comment elles sont collectées — quelles questions poser, quoi faire des réponses, qui rappeler. Nous les traitons sur ses instructions, dans le cadre de notre contrat de sous-traitance. Concrètement, nous ne les utilisons jamais pour notre propre compte, nous ne les vendons pas, nous ne les croisons pas entre organisations, et nous n’entraînons aucun modèle avec.

Cette distinction dit à qui s’adresser : un invité qui veut consulter, corriger ou effacer ses données s’adresse à l’organisation qui l’a invité (voir la section 12). S’il nous écrit, nous transmettons.

• Compte et membres — nom, adresse email, mot de passe (haché, jamais lisible), rôle dans l’organisation, fuseau horaire, disponibilités déclarées.
• Facturation — identifiant d’abonnement, plan, statut de paiement, email de facturation. Le paiement lui-même est traité par Whop ; nous ne voyons ni ne stockons de numéro de carte.
• Agenda connecté — si un closer relie son agenda Google : ses jetons d’accès (chiffrés avant stockage), la liste de ses agendas et ceux qu’il a choisis, ses plages occupées, et l’identifiant des rendez-vous que Kalleo crée dans son agenda. Jamais le contenu de ses autres évènements — nous ne demandons pas ce droit.
• Compte Zoom relié — si un closer relie son compte Zoom : ses jetons d’accès (chiffrés avant stockage), l’identifiant et l’adresse de son compte Zoom, et l’identifiant des réunions que Kalleo y crée. Jamais ses autres réunions ni leurs enregistrements.
• Journaux techniques — horodatages, erreurs, identifiants de requête, nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.
• Support — les échanges qu’un utilisateur engage avec nous.

Données reçues des API Google. Kalleo n’utilise l’accès à l’agenda Google que pour trois choses : lire les plages occupées des agendas que le closer a choisis, lister ses agendas pour qu’il fasse ce choix, et créer dans son agenda le rendez-vous réservé, avec son lien Meet — puis le supprimer si le rendez-vous est annulé. Ces données ne sont pas vendues, ne servent pas à la publicité, ne sont transmises qu’aux sous-traitants nécessaires au service, et ne sont lues par une personne qu’à la demande de l’utilisateur, pour la sécurité ou en application de la loi. Elles ne servent à entraîner aucun modèle d’intelligence artificielle.

Kalleo’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Données reçues de Zoom. Kalleo n’utilise l’accès au compte Zoom d’un closer que pour trois choses : lire l’identifiant et l’adresse du compte relié, créer la réunion d’un rendez-vous dont le lieu est Zoom — avec le nom de l’invité dans son titre — et la supprimer si le rendez-vous est annulé. Le lien de la réunion part dans la confirmation envoyée à l’invité. Ces données ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité ou pour entraîner un modèle. Le closer peut délier Zoom à tout moment depuis Kalleo (Intégrations) ou retirer l’application depuis son compte Zoom : ses jetons sont alors effacés, et les réunions déjà créées restent dans son compte Zoom.

Selon ce que l’organisation a configuré dans son formulaire :

• Identité et contact — nom, adresse email, numéro de téléphone.
• Réponses au formulaire — choix, échelles, notes, et textes libres. Ce que l’organisation demande lui appartient ; nous lui recommandons de ne pas solliciter de données sensibles (santé, opinions, situation financière détaillée).
• Score et palier — une note de 0 à 5 calculée à partir des réponses, et le niveau qui en découle (voir la section 13).
• Rendez-vous — date, durée, interlocuteur, lieu ou lien de visioconférence, fuseau horaire de l’invité, notes laissées à la réservation.
• Consentements — l’état de chaque case de consentement que l’invité a cochée ou non, le texte exact de la case, et l’instant du choix.
• Messages — la trace des emails et SMS envoyés à propos du rendez-vous (confirmation, rappel, annulation), et leur résultat d’envoi.
• Provenance — le code du lien par lequel l’invité est arrivé, un identifiant de session technique le temps de sa visite, et le pays depuis lequel il s’est connecté : notre hébergeur le déduit de l’adresse IP au moment de la visite, et seul le pays est enregistré, jamais l’adresse.

Ce que nous ne collectons pas sur les invités : pas d’adresse IP enregistrée avec la fiche, pas de données de navigation, pas de traceur publicitaire, pas d’empreinte de navigateur, pas d’enregistrement de session. La page de réservation ne charge aucun script tiers.

C’est le point qui mérite d’être dit clairement. Les réponses d’un invité sont enregistrées au fur et à mesure, à chaque question validée — avant la fin du formulaire, et avant tout rendez-vous. Un invité qui quitte la page après avoir validé son nom et son email laisse ces deux informations à l’organisation, même s’il ne réserve jamais.

Pourquoi : pour que la demande ne soit pas perdue si la page se ferme ou si la connexion tombe, et pour permettre à l’organisation de reprendre contact avec quelqu’un qui a manifesté un intérêt sans aller au bout.

Sur quelle base : l’intérêt légitime de l’organisation à donner suite à une demande engagée, ou le consentement de l’invité quand l’organisation a placé une case de consentement dans son formulaire. L’invité en est informé avant sa première réponse, par la mention affichée sur la page et par nos conditions invité.

L’invité peut s’y opposer à tout moment auprès de l’organisation, qui dispose dans Kalleo d’un moyen d’effacer sa fiche en un clic.

Nous ne partageons les données qu’avec les prestataires nécessaires au service, chacun pour une tâche précise, sous contrat :

Nos propres collaborateurs n’accèdent aux données qu’en cas de besoin — support, incident — et sous obligation de confidentialité. Une autorité publique peut en obtenir sur réquisition légale ; nous en informons l’organisation concernée sauf interdiction.

La base de données est en France. Certains prestataires listés ci-dessus traitent des données en dehors de l’Union européenne — l’exécution de l’application, l’envoi d’emails, l’agenda Google, la visioconférence Zoom, la facturation. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914), complétées d’une évaluation des risques et du chiffrement des données en transit et au repos.

Sur les pages de réservation : aucun cookie, aucun traceur. Un identifiant de session est conservé dans la mémoire de l’onglet (sessionStorage) le temps de la visite ; il disparaît à la fermeture de l’onglet. Il sert uniquement au fonctionnement — reprendre le formulaire, éviter les doublons, répartir les rendez-vous — et n’est partagé avec personne. C’est pourquoi ces pages n’affichent pas de bandeau : rien ne le nécessite.

Sur le back-office (réservé aux utilisateurs connectés) : les cookies d’authentification strictement nécessaires à la session. Aucun outil de mesure d’audience tiers.

• Hébergement de la base de données en France, chiffrement au repos et en transit (TLS).
• Cloisonnement strict par organisation en base : aucune requête ne peut lire les données d’une autre organisation, même en cas d’erreur applicative.
• Aucun accès public direct aux tables : les pages de réservation passent par un petit nombre de fonctions auditées.
• Jetons d’accès aux agendas et à Zoom chiffrés (AES-256-GCM) avant d’entrer en base ; la clé ne vit que dans l’environnement d’exécution.
• Liens de gestion de rendez-vous signés et à durée limitée : personne ne peut annuler le rendez-vous d’un autre en devinant une adresse.
• Accès de nos collaborateurs limités au strict nécessaire, tracés.

En cas de violation de données affectant une organisation, nous l’en informons dans les 48 heures suivant sa découverte, avec les éléments dont elle a besoin pour remplir ses propres obligations.

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, du droit de retirer un consentement à tout moment, et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Vous êtes invité — adressez-vous à l’organisation qui vous a proposé le rendez-vous : son nom figure sur la page de réservation et dans l’email de confirmation. C’est elle qui décide de vos données, et elle dispose des outils pour les effacer ou vous les remettre. Si vous nous écrivez directement, nous transmettons votre demande à l’organisation sous 72 heures et vous en informons.

Vous êtes utilisateur — écrivez-nous à support@kalleo.io. Nous répondons sous un mois.

Vous pouvez aussi saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (cnil.fr).

Kalleo calcule, à partir des réponses au formulaire, un score de 0 à 5 selon la grille définie par l’organisation. Ce score sert à orienter l’invité vers un calendrier, un interlocuteur, ou une page de suite plutôt qu’une autre. Il ne produit aucune décision ayant un effet juridique ni un effet d’importance comparable : dans tous les cas, c’est une personne qui rappelle, reçoit ou traite la demande. L’invité peut demander à l’organisation le détail du score qui lui a été attribué.

Aucune donnée d’invité ni d’utilisateur ne sert à entraîner un modèle d’intelligence artificielle, le nôtre ou celui d’un tiers.

Les pages de réservation s’adressent à des personnes d’au moins 16 ans ; les comptes utilisateurs, à des personnes majeures. Si nous apprenons qu’une donnée a été collectée auprès d’une personne plus jeune, nous la supprimons et en informons l’organisation.

La date en tête de ce document est celle de la version en vigueur. Un changement substantiel est signalé aux organisations clientes avant son entrée en vigueur.

Kalleo est édité par KOMBINEO SERVICES - FZCO, Free Zone Company (FZCO), société de droit des Émirats arabes unis, Licence n° 53081, délivrée par la Dubai Integrated Economic Zones Authority (IFZA), dont le siège est situé Building A1, IFZA Business Park, Dubai Digital Park, Dubai Silicon Oasis, Dubaï, Émirats arabes unis.

L’éditeur étant établi hors de l’Union européenne, son représentant dans l’Union, au sens de l’article 27 du RGPD, est Antoine Lhote, 3 allée du Rabasou, 37210 Rochecorbon, France (aantoine.lhote@gmail.com) : vous pouvez aussi lui adresser vos demandes.

Pour toute question relative à cette politique : support@kalleo.io.

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